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仕事に振り回されないための手帳術

忙しい変化をもたらすヒント

仕事に限らず、毎日やることがたくさんあって大変、、

ビジネスマンに限らず、今はそうした人がほとんどじゃないでしょうか?

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手帳で交通整理しましょう

手帳は、他人との約束(アポイント)を忘れないようにするために使っているだけではもったいないです。自分のやることすべてを、見渡せるようにして交通整理することが大事です。

まずはTODO管理。それ本当?

手帳術などでよく言われるのが、TODO管理(タスク管理)をしましょう、というもの。

これ、間違ってないんですが、やり方を間違えると、かえって混乱を招きます。

それをシステマチックにやる方法を教えてくれているのがGTD (Getting Things Done)という手法。やり方はさまざまなサイトや書籍で紹介されているのでご存知のかたも多いと思いますが、マニュアル通りにやろうとすると、これまたうまくいかずに破綻してしまうことがあります。

そこで、基本的にはGTD的なやり方になりますが、それを噛み砕いてアレンジしたやり方を紹介してみようと思います。

まずは頭の中にあることを吐き出そう

GTDの最初のステップで言われているのが、INBOXと呼ばれるところにやるべきことを全部集めましょうというもの。手帳の新たなページを用意して、そこに書き込んでいきましょう。

これも、すべてを完璧にやろうとすると、やる前から嫌になってしまうので(笑)まずは、今思いつくことをとりあえず書く程度にやってみると良いです。

この段階では、いつやろうとか、どれからやろうとか考えないことがコツです。

仕分け作業。ここがキモ

とりあえずやらなきゃいけないことや、やりたいことなどを一通り書き出したら、仕分けに入ります。上から順番に見て、さてこれはいつやろう?と決めるわけです。

が、ここも考えているとわけがわからなくなるんですね、、

そこで、

やらないことから決める

やらなきゃいけないことは、なんだかんだ言いながらやるわけで(笑)問題は「やろうかどうしようか迷う」ことが、頭の中に居るからなんだかイッパイイッパイになってしまうわけで。

なので、とりあえずやらないことを決めましょう。

いつかやりたいけど、今じゃないな、というのは手帳にいつかやるリストを作ってそこに書き出し、居場所を作ってあげれば良いです。そこに落ち着かせたら、しばらく記憶から消し去りましょう。完了したわけではないですが、とりあえず頭のメモリーから消せるのでスッキリです。

そして、次に、気にはなってたけど、よく考えたらこれは無理でしょうってやつはチェックをつけるなり線を引くなり、赤で塗りつぶすなりして消しちゃいましょう。

自分はやらないけど、片付けなきゃいけないものは、誰かにお願いするリストを作ってそこに書き出しましょう。これでまた居場所ができました。(これは、あとでちゃんと依頼して、できたかどうか確認しましょうね、、)

こうすると、必然的に自分が今やるべきことが残ります。

やるべきことをやるための方法

残ったリストに、どれからやるべきかを考えて優先順位をつけ、全体を見渡します。

そして、なんとなくこの作業にはどれくらい時間がかかるかを見積もります。これ、超アバウトでもいいです。

そして、それを順番に片付けていくわけですが、ここも一つコツがあって、それらをやる時間をブロックしてしまうんです。

ウィークリーやデイリーの手帳を使っている人は、手帳にその作業をやる時間を先におさえてしまいましょう。こうしておくと、手帳の上では立派にアポイントなので、その時間は他の予定は入れられません。

こうして、やるべきことを選定して、順番をつけ、時間を見積もり、スケジュールをおさえるということをやって、自分の仕事をアポイント化してしまうことが、仕事の交通整理になります。

計画する時間と実行する時間を、きちんと分ける

ここまでは、仕事をどのように進めるかを交通整理する時間、いわゆる計画する時間です。これをじっくりやって、「よし!これでいこう!」と思えるまでは、実行しないことです。

そのためには、夜寝る前や就業前など、自分の時間を作り、そこで交通整理する習慣をつけたほうが良いです。できるビジネスマンや、段取りの良い人は、無意識にこれらをやっていると思います。

そして、手帳の上で計画をし、実行するときはその計画を見ながら実行に移す。これが遠回りなようで一番ストレスがなく、仕事を見渡しながら落ち着いてすすめられる方法です。

そうはいっても仕事は増える一方ですが

計画しても計画通りになんてまずいきませんよね。だからといって計画なんてしても無駄だ、、と計画する時間を持つのをやめちゃいけません。

仕事がやってきたら、緊急度と重要度によってその都度判断して、どうしても急ぎならそっちを優先すれば良いですし、そうでなければ、今夜とか翌朝の計画時間までINBOX的なところに書き込んで保留しておけば良いです。この時もINBOXに入れてとりあえず頭のメモリーから追い出しましょう。

スマホより紙の手帳を

このブログでは度々書いていますが、こうした頭の中の交通整理をするときは、やっぱり紙の手帳のほうが良いです。スマホなどのデジタル機器は、記入されたものが他のものと同じに見え、文字の情報以外がなくなってしまいます。

やってみればわかりますが、手書きの文字は、文字の情報以外の情報がそこに残ります。これが意外と記憶を呼び起こすフックになったりします。

そして、なによりも、PCやスマホにまみれて生活している中で、あえて紙の手帳に向き合うことで、きちんと計画する時間に意識を切り替えることが重要だと思います。

手帳を秘書に

このように頭の中を全部手帳に託し、秘書とスケジュールのすり合わせをするかのように手帳と対話してみましょう。

そして、その計画をみながら実行していけば、その名の通り手帳が本当に秘書のような働きをしてくれます。

 

まずはできるところから始め、アレンジを加えながら手帳を活用して、仕事に振り回されない毎日を過ごしてくださいね★

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