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フランクリン・プランナーで7つの習慣の「第二領域」を実行するためのコツ

secondarea時間・行動管理

「7つの習慣」に出てくる時間管理のマトリクス。すごく理にかなっていて、なるほどなぁとは思うものの本当に実践することができない、難しいと感じている人は意外と多いんじゃないでしょうか?

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第二領域の考え方、こうしてみたらどう?

第二領域の説明については公式サイトを見ていただくとして、ここでは詳細は省略します。

簡単に言うと「やっておくと良いと分かっているんだけど、なかなかできないこと」が第二領域と言って良いと思います。

例えば、身近な所で言うと、こんな感じでしょうか。

  • 健康診断受けておいた方がいいんだろうけど、行くの面倒だなぁ
  • PCのバックアップ取っておいた方が良いんだけど、時間かかるしなぁ
  • 実家の両親に顔見せたら喜ぶの分かってるけど、行くとなるといろいろ大変だしなぁ
  • 部下が最近疲れてるみたいだから話を聞いた方がいいんだろうけど、今忙しいしなぁ
  • 将来のために貯金しておきたいけど、飲みに誘われると断れないしなぁ

などなど・・

書籍では高尚(?)なことが書いてあるので実感がわきにくいと思うのですが、こんな風に表現すると分かりやすいかと思いますがいかがでしょう。

なんとなく分かると思いますが、「予防」だったり「計画」だったり「人間関係」だったりと、大事だよなぁとふと思いつくけど「まぁいっか」で片付けてしまいがちなことです。

なぜできないのか

なぜ、こういうことができないのか。答えは簡単です。

第一領域と第三領域と第四領域に邪魔されるからです(笑)

第一領域と第三領域は、「緊急」なことなので、鳴り響く電話のように、とっとと片付けろ!と迫られ、うるさいので(笑)それを片付けることを優先しちゃいますもんね。

そして第四領域は、ぶっちゃけ「どうでもいいこと」だったりするんですが、この第四領域は誘惑が多いのでついついそっちに流されてしまうんですよね。

この3つの領域、よく考えると、全部「外からやってくる要因」なんですよね。7つの習慣的に言うとアウトサイドインです。自分で決めて主体的に行動するインサイドアウトは、第二領域だけなことに気づきます。

主体的に動けば第二領域に変換できることもある

例えば、何も考えずダラダラとテレビを見てしまい、時間を無駄にしてしまえば、第四領域ですが、「今から2時間は笑ってストレス解消するためにお笑い特番を見る」と決めて見れば、これは自分のケアということで、第二領域の活動です。

また、ダラダラと無駄に長電話をするのではなく、「この電話で、相手のことを理解しよう」と努めて話を聞いてあげれば、人間関係を良くする第二領域の活動になります。

そんなの屁理屈じゃん(笑)って思うかもしれませんけど、「この活動は、このためにするんだ」と決めること、これが「主体性」の第1歩なんです。

主体的に第二領域の活動をすれば人生は変わる

大きく出ましたが(笑)フランクリン・プランナーが「人生を変える手帳」と言われている所以はここにあると思います。

上記の通り、「やっておくと良いと分かっているんだけど、なかなかできないこと」が実行できれば、変化していくことは想像できますよね?なかなかできずほったらかしにしてるから、私らの毎日は変わらないんです。

そこに手を入れ、少しずつでも行動を起こせば、まちがいなく変化します。だって、できなかったことをやっていくわけですから。

だから、人生も変わりますよね。

うん、コヴィー博士もフランクリン・プランナーもすごいわあ、と改めて思うわけです。

宇宙一大事なことは「行動」

分かっちゃいるけど、できないのが凡人です。これができる人が、良い意味で変人であり、成功者と呼ばれる人になる人たちです。これはありとあらゆる成功哲学に出てきますよね。

行動しないと何も変わりません。そんなの当たり前ですよね(笑)

でも、なんかできないんです。なんか。

 

なぜでしょう。

 

諸悪の根源はやっぱり「第一領域と第三領域と第四領域」です(笑)

こいつらをやっつけるのには、あるツールが必要になります。

第四世代の手帳が救世主!?

第四世代の手帳が何かというのは言ってしまえばフランクリン・プランナーです。

手帳を持てばそれで自動的に成功できるとかそんな甘いものではありませんが(笑)フランクリン・プランナーをちゃんと使えば、主体的な生き方に導いてくれます。そして第二領域を実行するためのアシストをしてくれます。

私はべつにフランクリン・プランナーの回し者じゃありませんが、長年使っていて効果を実感しています。もちろん完璧に使いこなせているわけでもありませんし、うまくいかないこともあります。

でも、フランクリン・プランナーの考え方に沿って使っていると、できなかったことを実行に移せたという経験はたくさんあります。

スケジューリングの考え方

スケジュールというのは、人と会う約束とか、ジムの時間とか、飲み会の時間とか、そういうのを忘れないように書いておく備忘録だけではありません。もちろん、その機能が手帳の基本ですけど、スケジューリングというのは、自分の時間をまず押さえるためのものという考え方にした方が良いです。

7つの習慣に出てきますが、「第二領域を優先してスケジューリングすること」がコツ。いわゆる、大きな石を先に入れるというアレです。

でも、これなかなかハードル高いですよね?

 

こんな声が聞こえてきそうです。

  • どうせスケジュール通りにいかないからやっても無駄
  • そんなの入れる余裕なんて最初から無い
  • 予定が見えないから自分の予定を入れられない

などなど

 

まず、「無駄でもいいからまずは大きな石を入れてみる」ことをお勧めしたいです。無駄になるなら意味無いじゃんと思うかもしれませんが、やるのとやらないのとでは天地雲泥の差です。これ、やってみればわかります。

入れる余裕が無いという方は第一領域と第三領域にかなり侵されてしまっているかもしれません。そいつらをやっつけるためにも、無理やりでも第二領域のスケジュールを入れてみてください。できなくてもあきらめちゃだめです(笑)

他の予定が見えないから駄目という方は、アウトサイドインな生き方になってしまってる可能性が大きいです。主体的に生きてみましょうよ〜。

ま、どれも理想論のようでハードル高いと思うかもしれませんが、できるところから、まずは週に1時間だけ第二領域の活動をするなど、小さく始めてみるといいと思います。

時間軸で決められない人は1週間コンパスを

そうはいってもスケジュールを組み立てることができないという方は、1週間コンパスを活用するといいです。(1週間コンパスの詳細はまた公式サイトをみてください)

時間をブロックしても結局できず、リスケしないまま忘れてしまうということが多いなら、空いた時間に実行できるように、第二領域のことを1週間コンパスに書いておくんです。(ていうか、説明にもそう書いてあるんですけどね^^;)

そもそも1週間コンパスは「第二領域」の活動を実行するための発明品

1週間コンパスは「歯を磨ぐ」と「役割」が並んでいるので、これは第7の習慣のツールなのか!?と思ってしまいそうですけど、そうではなく、「第二領域を実行するため」のツールです。ちなみに、この1週間コンパスは人生を変えるための最強のアイテムで、これはもはや発明だと思います。

ざっくりと簡単に言うと、1週間コンパスに書き出しておくことは2つ。

 

  • やっておくと良いと分かっているんだけど、なかなかできないこと
  • 仕事以外の役割の活動。自分自身という役割、家族、友人、コミュニティの一員など。

 

「刃を研ぐ」の4つの活動は、それ自体が第二領域ですし、仕事以外の役割の活動を実行するということも、実はそれ自体が第二領域です。

え?気づきませんでした?1週間コンパスに書くことは全部「第二領域」なんです。

そうでなければ、日々のタスクリストにタスクとして落とし込まれているはずですからね。

1週間コンパス活用のコツ

1週間コンパスに書き出す時の、ハードルを下げるポイントを挙げてみます。

役割から考えずに、「やったほうがいいこと」から考える

本来のやり方は、「役割」決めてから、タスクを書くという流れですが、あえて反対にしてみちゃうわけです。

例えば、

「パソコンのバックアップを取る」

というタスクがあるとしたら、

「PCメンテナンス担当者」

という役割を作っちゃうわけです。

役割も、自分のテンションが上がる役割にしちゃっていいです。が、書く欄が狭いのでそこは工夫してください。

そうすると、ここでおまけが付いてきます。

「あ、だとしたら、ついでに不要なファイルを整理するか」ということを思いついたりします。

とすると、

「不要ファイルの整理」

という項目が増えたりします。そうすると、

 

【役割】PCメンテナンス担当者
 目標 不要ファイルの整理
    PCのバックアップ

 

という項目がひとつできあがります。

 

実際にやるとなると、それぞれそこそこ時間がかかることなので、本気でやるぞとなったら、スケジュールを押さえてしまうんです。大きい石ですよね。スケジュールをおさえることがうまくできないと思ってたら、こうして1週間コンパスに書き出したらできた!ということも、往々にしてあります。

 

こうして、やっておくと良いと分かっているんだけど、なかなかできないことから役割を作り出し、コンパスに書き込んでしまうという方法、結構オススメです。

タスクは実行できるとこまで嚙み砕く

これは、あらゆるタスク全部に言える事ですが、ヒトクチサイズまで小さくしてタスクを書き出す事です。例えば、

【役割】上司
 目標 部下のAと飲む

親交を深めるために、部下と飲み会をするという第二領域に手を入れる事にしたとしましょう。まあ、これでもわかると言えばわかるんですが、忙しさに追われてしまうと、ピンとこなくなります。3日経ったら自分も他人なのでどういう事だったかわからなくなったりします。

なので、ここは3行ある罫線を贅沢に使って

【役割】上司
 目標 部下Aと飲むために時間と場所を決めて誘う

誘うのと時間と場所を決めるのはどっちが先かというのは部下とのコミュニケーションの取り方で変わってくると思うので、あえて厳密にしていませんが、このように、やる事が明確に分かるようにしておく事が大事です。

また、

【役割】健康コンサルタント
 目標 健康診断について医者に問い合わせ
    予約する

みたいに、自分が自分自身の健康コンサルタントだという設定を勝手にして(笑)「問い合わせる」というタスクと「予約する」というタスクに分けておくのもいいです。

このように、1週間コンパスを見るたびに、これしなきゃ!と思えるようにしておかないと、書いてはみたものの、「で、どうしよう?」と考えてしまうことになり、実行できるチャンスを失います。

これすごく大事なので、具体的にやることが分かるところまで噛み砕いてみてください。

ないがしろにしがちな「刃を研ぐ」4つの項目攻略

1週間コンパスの上の4つ、「肉体」「社会・情緒」「知性」「精神」、ここがうまく使えないという人もいると思います。私もそうでした(笑)

でも、第二領域の中でも一番大事なのが、この4つの項目だと思います。だって、自分自身のメンテナンスですからね、、

この4つのくくり、7つの習慣を読んでもピンとこないんですよね。例を見ればわかるんだけど、自分に置き換えると、これはなんなんだ??と、なったりしませんか?

刃を研ぐについてはここに説明があるのですが、まとめられた4つの言葉からは、なかなか連想しにくいんですよね。なので、ちょっと言い換えてみました。

  • 肉体→ 体を大事にすること
  • 社会・情緒→ 人と交流すること
  • 知性→ 勉強したり考えたりすること
  • 精神→ 自分を取り戻すこと

【肉体】については、そんなに難しく考えなくても、じぶんのカラダを大事にするということはわかりますよね。要するに心身ともに健康であり続けるためにすること、ということですよね。

 

【社会・情緒】については、社会と情緒がくっついているのでわかりにくいんですが、要するに人との交流と捉えていいと思います。

情緒というのは何かに触れて起こるさまざまな感慨といった意味ですが、人はほとんどの場合「人と交流」することで情緒が育まれていくんですね。

社会というのも結局は人との交流ですから、こうやって「人と交流して、情緒を育んでいくための活動」と捉えればよいと思います。

 

【知性】とは辞書を引くと「物事を知り、考えたり判断したりする能力。」と出てくる通り、簡単に言えば勉強だと思うんですが、読み書きする事と言っていいと思います。ここは本を読んだりすることもそうですし、将来設計をする事(未来を思い浮かべて考える)も含まれると思います。(こうしてブログを書いてる事も知性を磨いでいる事になるわけですね)

 

【精神】については、なんとも高尚な部分なので(笑)難しく思いますが、要するに、自分がブレないように、自分自身を取り戻すための事だと捉えています。ある人は宗教かもしれませんし、ある人は好きな場所に身を置く事かもしれません。

そうやって、日々汚れてきた(笑)自分の精神をもとに戻す行為と捉えて良いと思っています。こうして「精神を磨ぐ」時間を持つ事で、自分の中から再びヤル気を起こす事って大事ですよね。

 

時間がないからこそ第二領域を

busyPCやスマホが普及し、いろいろ便利な世の中になってきたんですが、便利になればなった分、時間に余裕ができるのかと思いきや、かえって忙しくなってきている気がします。

忙しく活動している間は、それなりに充実感があるのですが、ふと我に返った時に「何やってたんだろう??」とならないためにも、第二領域の活動に着手することは本当に大事だと思います。

 

この記事では私の勝手な解釈で「言い換え」をしているだけなんですが、こうして噛み砕く事で、読んでくださった方の何かのヒントになれば幸いです。(大きく間違ってる事はないと思うので、、)

長文にもかかわらず、最後まで読んでくださってありがとうございました!

 

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