「時間管理・タイムマネジメント」と、よく言いますが、時間といういものは管理できないので、その実態は「行動管理」であることはご存知のとおり。この管理をどうするかという悩みは尽きないですよね。皆さん、いろんな手帳やアプリを試されてることと思います。
私はずっとフランクリン・プランナーを愛用していて、基本はこれでうまくやれているんですが、それでも本当に忙しくなると回らなくなることがあります。
なぜ時間の使い方がうまくいかないのか分かった
大橋悦夫さんが開発した、かの有名なタスクシュート。私は今まで手をつけてきませんでした。フランクリン・プランナーでうまくいっていたし、デジタルでのスケジュール管理に何度も失敗してきたからです。
タスクシュートというもの自体は以前から知っていたのですが、１分単位のスケジュール管理なんて息が詰まりそうだと思って、詳しく見ることもなく、触れていませんでした。でも、ある本に出会ってかなり衝撃を受けて興味を持つようになりました。
それは「なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? ~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術」という本です。
この本は、タスクシュートのことはもとより、「なぜ時間が足りなくなるのか」ということをものすごくわかりやすく解説してくれています。
もう、書いてあることすべて「ああ、まさにそのとおりだ、、」と納得せざるを得ない内容で、心底腑に落ちました。タスクシュートというツールがなぜ有効なのかもよくわかりました。
タスクシュートはカーナビのように行動をナビゲートする
本の中にもカーナビの例えが出てくるのですが、「そこに行くまでに、どのルートで行き、何時に着くか」がわかるように、仕事をはじめ、やるべきことをナビゲートしてくれるものがあると楽ですよね。
手帳を使っているにもかかわらず、うまくいかないと思っていたのはここで、見通しがつかないまま日々悪戦苦闘して最後にあわててしまうことがどうしても起きていまいます。カーナビのようにルートが見えてると楽なんだけどな、と思っていました。
書き出したタスクが思うように消化できなかったり、いつまでも先送り「→」していて終わらないタスクができてしまったり・・・。
自分の読みが甘いのがいけないのですが、この本を読んでなるほどと思ったのは、自分で決めたことやアポイントしか手帳の上にはでてこないけど、実際には習慣になっていて意識しないでやっていることや、割り込み作業や電話など、手帳に書いたこと以外もたくさんやっているということ。
タスクシュートはその辺りを全部見える化できるので、「いかに時間が無いのか」がよくわかります。
また、割り込んでくるものにいかに乱されているのかということもよく理解できました。中断すると元の場所に戻れないというのはよく経験しました、、
タスクシュートを使うと、見通しもつくし現在地もちゃんとわかるので、振り回されなくなる。うむ、これはすばらしい。
私は「たすくま」を使ってみた
そこまで細かくやるなら、やっぱりiPhoneでやりたいということで探してみたらありました。
「たすくま」というアプリ。
私のフランクリン・プランナーにはライフログとまではいかないまでも、そこそこに記録は残っていたのですが、もっとちゃんとライフログをとりたいと常々思っていました。たすくまを使うと、ライフログも見事に取れてしまうので、一石二鳥。
iPhoneを触ることにはなんの抵抗もないので、基本通りちまちまとやってみていますが、思ったほど手間もかかりません。また、たすくま自体が本当によく出来ているので、痒いところに手が届くアプリになっています。
他のアプリに比べるとお高いですが、アプリを通じて得られる効果を考えると決して高いものではないですね。
それでも私は手帳も使います
タスクシュートのやり方は、やはりデジタルの力を借りないとできないものなので、iPhoneベースでたすくまを使ってやっていこうと思いますが、私はフランクリン・プランナーも平行して使います。
自分の目標、マスタータスクなどは紙で管理したいですし、大まかなスケジューリングや打ち合わせのノートにも紙の手帳は手放せないので。
全体を大きく俯瞰するときの手帳と、実行ベースのタスク管理とライフログにiPhoneといった使い分けでしょうか。
長年フランクリン・プランナーだけにこだわってやって来ましたが、ハイブリッドな環境に挑戦してみようと思います。
時間の使い方で悩まなくなるために
「なぜ、仕事が予定どおりに終わらないのか? ~「時間ない病」の特効薬!タスクシュート時間術」に書いてあるとおり、まずは自分が本当に使える時間を把握することがなによりも大切だと思います。自分の感覚がいかにアテにならないかというのを思い知らされました。
それをきちんと把握するためのツールがタスクシュートであり「たすくま」なので、ここを見なおして改善したいという方はぜひ試してみてください。やってみると意外と難しくないですよ。
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