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たすくまと紙の手帳を活用して日々を管理する

たすくまと手帳時間・行動管理

たすくまを使うようになって、自分の時間の使い方がいろいろと見えるようになってきました。

最初のうちは入力するのを忘れてしまい、やっぱり面倒だなぁと思っていたのですが、めげずにやっているうちにログが溜まり、いろいろと見えてきました。

そして、紙の手帳(私はフランクリン・プランナーです)との使い分けも見えてきたので、その流れを紹介してみたいと思います。私は会社にいることはほとんどなく、ほぼ1日外でアポイントとノマドワークで終わるので、一般的な会社員は動きが違うのですが、参考になるところがあれば幸いです。

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まずはたすくまでログを取ることに力を入れる

最初にやったことは、いきなりたすくまでタスク管理をしようとしないで、ライフログを取るということでした。前述のとおり、私は毎日動きが変わるので、きちんと予定をたてていないと1日がズブズブになってしまいます。そして、その日の動きを記録しておかないと何をやったかがわからなくなってしまうので、主要なことだけプランナーに簡単に記録を残していました。

この記録を残すというところを、起きてから寝るまで全部取ってみようと思い、たすくまをライフロガーのように使ってみました。

毎日の繰り返しのことをリピートタスク化する

ログを取っていると毎日することがあることが分かります。顔を洗うとか歯を磨くとか。普通こんなことまで手帳に書いて管理する人はいないと思いますが、たすくまなら一度ログを取ってしまえば、それを次の日のタスクにすることが簡単にできます。

一度やったことをリピートにしておけば、それが「次回することというタスク」になり、それを実行して記録を残せば、そのまま「ログ」になるんですね。

ライフロガーとして見ただけでも秀逸なアプリだなぁと関心したわけですが、たすくまは当然それだけのアプリではないわけで。

紙の手帳の上で計画をする

計画というフェーズは、紙にペンで書くほうが効率がいいのと、俯瞰して考えられるので必ず手帳の上で計画します。

  1. 今後の動きを見渡し、明日やることを確認します。
    (私の場合、各プロジェクトの動きや締め切りなどを確認しておくことが重要です。)
  2. 明日のアポイントやタスクを書き出し、優先順位をつけます。
    (できるかどうかは後回しで、とりあえず全部書き出します)
  3. 面倒な仕事や、やりたくないタスクは午前中のスケジュール欄に書き込んで時間を抑えちゃいます。
    (嫌なものほど先にやるのがコツです)

いままでは、ここまでで終わりだったのですが、これをたすくまに反映します。

たすくまにタスクを登録

たすくまの明日のページに、先ほど書き出したタスクを入力していきます。

  1. 優先順位の高いAタスクから入力
    (このとき、アバウトで見積もり時間を入力します。これはいままでやってなかった)
  2. 先ほどの嫌な仕事等、午前中にスケジュールを押さえたものを、その開始時間と見積時間を入力
    (たすくま上で時間をおさえておきます)
  3. タスクの見積もり時間と優先順位を確認して、順番を入れ替えます
    (なにも考えず順番にやれば良いように、1日の作業指示書のようにしておく)
  4. 実行不可能な見積もり時間になってしまったら、優先順位の低いものは先送り
    (手帳上も先送りマークをつけて、先送りしておく)

これで、明日のスケジュールが、手帳上もたすくま上も整います。

翌日は、たすくまを開いて実行

手帳を開けば、主要なタスクとスケジュールが確認できるので、これを確認した上で、たすくまを開いて実行ボタンをおして1つずつ作業をこなしていきます。

私の場合、習慣になっているもの以外は、予定通りにいくことはまずありません。が、ここで大事なのは、予定通りにこなせるかどうかではなく、ログを取ることで見積もりと実際の時間の差を見ることです。このズレを次回の同様のタスクの参考にすることができます。もし、早く終われば、「休憩」タスクにして休憩してしまうか、次の作業にとりかかれば良いわけです。

それでもたすくまのチェックを忘れる

やっぱりたすくまのチェックを忘れてしまうことはあります。終了するの忘れていたとか、開始するの忘れていたとか、、

最初、このときに「ああ、もうだめだ。つかいこなせない」と思っていたんですが、気がついた時に思い返せば意外とリカバリできることが分かりました。チェックを忘れていたことに気がついたら、その都度入力しています。(誤差がでますが、そこはあまり気にしないのがコツですね)

レビューする

夜、寝る前に主要なタスクにかかった時間をチェックして、手帳のタスク欄に時間を記入しておきます。こうすると、Evernoteに送るログだけでなく、手帳を開いてもそのタスクの時間をチェックすることができるので便利です。

そして、また明日の計画をする・・といった流れです

ログはやっぱりデジタルが便利

あれをやったのはいつだったか?とか、あの人に会ったのはいつだったか?など、急に振り返らなければいけないときがしばしばあります。手帳にログをとっていた私は、ほとんど対応できたのですが、やっぱり時間がかかります。

また、手帳に閉じてない2ヶ月以上前の情報になるとすぐには取り出せません。

ここはやはりevernote上にデジタルで残ってくれているとすぐに引っ張り出せるし、検索できるので早いんですよね。

実はデジタルでのライフログは今までもいろいろ試してきました。PostEverやEverGearを使って入力したり、DayOneや10年日記を使ってやったりしたのですが、今思うとたすくまよりも手間がかかっていました。改めて入力しようとすると、なかなか続かず歯抜けなログしか残せませんでした。

その意味で、ログを残しながらタスク管理ができ、使える時間が見えるタスクシュートという考え方は理想の形です。それをiPhone上で実現できるたすくまはやっぱりすごいツールだなぁと思っています。

ストイックに見えるけどそうでもない

この記事を見て、なんてストイックなんだ!と思われる方がいるかもしれませんが、やってみると意外とそうでもないです。続けるコツは、少々うまくいかなくても気にしないことです。今日ダメだったら明日もうちょっとうまくやってみようという心構えでやるだけで十分です。

また、何かを始めるときと終わった時にチェックするという習慣をつけると、思った以上に各作業が捗ります。「よし、やるぞ」とか「やった、終わった」というのをiPhoneをチェックするという動作で頭を切り替えられるので、達成感があります。そして、その証拠のログも残ります。

これは習慣にして損はない

たすくまでのこの流れは、フランクリン・プランナーを使い始めた時と同じぐらいの衝撃を受けています。大きく全体を俯瞰して計画する手帳と、それの実行をアシストしてくれるたすくま。本当に秘書のようです。

コツコツやっていればいずれ習慣にできるので、たすくまを使って時間を見える化するという習慣、ぜひ身につけてみてください。ちょっと高いアプリですが、必ず元はとれるし、効率が上がると思いますよ!

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